راهاندازی کسبوکار خود آزادی به همراه دارد، اما این استقلال اغلب بهای سنگینی دارد. در حالی که ۷۷٪ از کارآفرینان، انعطافپذیری در تعیین ساعات کاری خود را ارزشمند میدانند، این خودمختاری خیلی زود میتواند به اضافهکاری منجر شود.
طبق نظرسنجی اخیر BDC از بیش از ۶۰۰ پاسخدهنده، کارآفرینان کانادایی به طور متوسط ۴۹.۷ ساعت در هفته کار میکنند و بیش از نیمی از آنها ۵۰ ساعت یا بیشتر مشغول کار هستند.
نتیجه چیست؟ بیشتر صاحبان کسبوکار با استرس شغلی مواجهاند و بیش از ۴۰٪ از آنها میگویند حجم کاریشان برایشان طاقتفرساست. بیشتر آنها همچنین گزارش میدهند که تعادل زندگی-کار خوبی ندارند یا حتی آن را «خیلی بد» توصیف میکنند. فشار مالی نیز به این تنش اضافه میکند: ۴۰٪ از کارآفرینان میگویند برای سرپا نگهداشتن کسبوکار، مجبور به استفاده از چند منبع درآمد مختلف هستند.
در این مقاله، نکات عملی برای کنترل بهتر برنامه کاری و کاهش ساعات کاری به اشتراک میگذاریم—چه از طریق واگذاری مؤثر کارها، چه با خودکارسازی وظایف روزمره، یا استخدام نیروی کمکی برای بخشهای ضروری.
موثرترین راه برای کاهش حجم کاری این است که یاد بگیرید چطور به درستی کارها را واگذار کنید.
بسیاری از کارآفرینان حتی زحمت تعریف نقشها و مسئولیتهای کارمندانشان را به خود نمیدهند. وقتی وظایف مشخص نباشند، کارها ناتمام میمانند و معمولاً خود مدیر باید برای پوشش آنها وارد عمل شود—و این یعنی ساعات کاری بیشتر.
برای جلوگیری از این اتفاق، نقشها را روشن کنید. مسیرهای کاری را بررسی کنید—مثلاً مراحل تعامل با مشتری یا فرآیند تولید را تحلیل و مرحلهبندی کنید. سپس هر مرحله را به یک شخص یا یک نقش خاص بسپارید.
«موثرترین راه برای کاهش حجم کاری این است که یاد بگیرید چطور درست واگذار کنید.»
— میشل فدر، مشاور ارشد خدمات مشاورهای BDC
بهتر است فرآیندها و شرح شغلها را به طور رسمی مستند کنید، اما برای کسبوکارهای کوچک، میتوانید از روشهای غیررسمی شروع کنید. نقشها و مسئولیتها را همیشه بهروز نگه دارید تا از انباشته شدن کار بر دوش خودتان جلوگیری شود.
هیچ مالکی نمیتواند به تنهایی شرکت را گسترش دهد. رشد شرکت شما همیشه به توان و انرژی خودتان محدود خواهد بود، مگر اینکه بخشی از مسئولیت را واگذار کنید و به تیمتان ساختار و اختیار بدهید. واگذاری همچنین باعث آرامش ذهنی شما میشود—چه برای استراحت، چه برای تمرکز بر بخشهای مهمتر کسبوکار.
حتی اگر در واگذاری مهارت دارید، ممکن است زمانی برسد که کارها بیش از حد زیاد شوند. در این صورت، باید فکر استخدام نیروی جدید یا برونسپاری برخی وظایف را بکنید.
حتی اگر تیم دارید، گاهی یک دستیار اجرایی نیمهوقت هم میتواند تفاوت بزرگی ایجاد کند: مدیریت ایمیلها، زمانبندیها، اولویتبندی کارهای روزانه—همه اینها باعث صرفهجویی در زمان و انرژی ذهنی میشوند. اگر استخدام دائم مقدور نیست، برونسپاری پروژهای میتواند گزینهای هوشمندانه و انعطافپذیر باشد.
بسیاری از کارآفرینان سعی میکنند همه چیز را خودشان انجام دهند: از منابع انسانی تا طراحی محصول، حسابداری و بازاریابی. این کارها که معمولاً دور از هسته اصلی کسبوکار هستند، بخش بزرگی از زمان شما را میگیرند.
سؤال کلیدی این است: «واقعاً در چه کسبوکاری هستم؟ مزیت رقابتی من چیست؟»
انرژیتان را صرف آن بخشی از کسبوکار کنید که بیشترین ارزش را خلق میکند—و بقیه را واگذار یا برونسپاری کنید. این فقط برای سلامت شما خوب نیست، بلکه از نظر تجاری نیز منطقی است.
فناوری میتواند ناجی وقت شما باشد.
مثلاً نرمافزارهای زمانبندی میتوانند برنامهریزی شیفتها، ارتباطات داخلی و ثبت زمان را خودکار کنند. این یعنی کار اداری کمتر و احتمال اشتباه کمتر.
ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی نیز میتوانند به شما در تنظیم تقویم، یافتن سریع اطلاعات یا انجام خودکار وظایف روزانه کمک کنند.
برخی تغییرات ساده عملیاتی هم میتوانند به کاهش فشار کاری کمک کنند. یکی از این روشها تغییر ساعات کاری است. اگر در طول روز ساعات کمرفتوآمد دارید، شاید بتوانید در آن زمانها خدمات را محدود یا فروشگاه را ببندید. البته این بستگی به مدل کاری و مشتریان شما دارد.
پاسخ بله است—اگر حاضر باشید هوشمندتر کار کنید، دیگر لازم نیست سختتر کار کنید. با یادگیری واگذاری مؤثر، استخدام یا برونسپاری هوشمندانه و استفاده خوب از فناوری، میتوانید بدون کاهش عملکرد، فشار کاریتان را کاهش دهید.
